Toelichting aanvragen subsidie

Contactpersoon

De contactpersoon is meestal niet degene die de aanvraag ondertekent en kan een andere persoon zijn dan de projectleider (met name bij projectsubsidies).

Zaaknumer

Een zaaknummer (of subsidienummer) is een uniek nummer dat aan uw subsidieaanvraag wordt toegekend. Dit nummer staat op het aanvraagformulier, in de ontvangstbevestiging van uw aanvraag en alle andere brieven die u van DUS-I ontvangt.

Ondertekening

Bij gezamenlijke bevoegdheid moeten ten minste twee bevoegde personen de verantwoording ondertekenen. Als u iemand heeft gemachtigd, stuur dan het ondertekende machtigingsformulier mee.

Een aanvraag ondertekend bij afwezigheid (b.a.) of in opdracht (i.o) wordt niet geaccepteerd.

Btw bij subsidies

De hoogte van het subsidiebedrag wordt gewoonlijk berekend op basis van een begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van een subsidieactiviteit. Bent u btw-plichtig voor deze activiteit, dan mag u de btw niet opvoeren in de begroting. U verrekent de btw in uw aangifte omzetbelasting. Wanneer u niet btw-plichtig bent, dan kunt u de btw over bepaalde kostenposten, zoals bijvoorbeeld kosten derden, meenemen in de begroting. 

De belastingdienst heeft bepaalde branches en bedrijfsactiviteiten vrijgesteld van btw alsmede bepaalde activiteiten van samenwerkingsverbanden (koepelvrijstelling). Zie hiervoor www.belastingdienst.nl. Indien van toepassing, vermeld dan de betreffende branche, bedrijfsactiviteit (van samenwerkingsverband). Ook is het mogelijk dat voor een bepaalde activiteit een specifieke afspraak (ruling) over btw-vrijstelling met de belastingdienst is gemaakt.

Vraagt u een instellings- of een projectsubsidie aan?

Een instellingssubsidie is een subsidie voor (in hoofdzaak) dezelfde voortdurende, structurele of herhalende activiteiten van een instelling. Het zijn activiteiten die de subsidieontvanger jaar in jaar uit uitvoert. Een instelling is een privaatrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid of een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld.

Een projectsubsidie is een subsidie voor activiteiten aan een instelling of een natuurlijk persoon die anders dan als instellingssubsidie wordt verstrekt.

Start- en einddatum subsidieperiode

Een instellingssubsidie wordt per boekjaar verleend en per boekjaar vastgesteld. Volgens artikel 8.1 van de  Kaderregeling is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, tenzij bij de subsidieverlening anders is bepaald. 

Een aanvraag voor een instellingssubsidie vraagt u uiterlijk 13 weken voor de aanvang van het boekjaar aan.

Een projectsubsidie vraagt u aan voor een periode die niet eerder start dan de datum van de subsidieaanvraag en die niet meer dan  5 jaar duurt.

Een projectsubsidie moet dus altijd worden aangevraagd vóór de start van de activiteiten, tenzij het een subsidie betreft als bedoeld in artikel 1.5 onderdeel a, onder 1^e, die direct wordt vastgesteld.

Er zijn uitzonderingen, zie hiervoor het punt Activiteitenplan en begroting.

Activiteitenplan en begroting

Activiteitenplan

Het activiteitenplan:

• bevat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd;
• beschrijft de aard, omvang, duur en wijze van uitvoering van de activiteiten; en
• beschrijft de met de activiteiten na te streven doelstellingen, resultaten of producten.

Begroting

Vraagt u een instellingssubsidie aan, dan hebben de bedragen betrekking op de aangevraagde subsidie voor het komende kalenderjaar. Vraagt u een projectsubsidie aan dan hebben de bedragenbetrekking op de gehele projectperiode.

De begroting moet sluitend zijn: de begrote kosten moeten gelijk zijn aan de begrote bijdragen van derden, de begrote eigen bijdrage en de gevraagde subsidie.

De hoogte van het subsidiebedrag bepaalt de manier van verantwoorden. Als de subsidie minder dan € 25.000 is, dan wordt deze direct of ambtshalve vastgesteld.

Bij direct vaststellen wordt zonder eerdere verlening de subsidie direct vastgesteld op een bedrag waarvan de hoogte bij de vaststelling wordt genoemd. In dat geval toont de aanvrager aan de hand van een activiteitenverslag en een opgave van het totaal van de kosten aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen.

Bij ambtshalve vaststellen toont de ontvanger aan dat de activiteiten waarvoor subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen.

Specificatie begrote kosten en financiering

• De subsidiabele kosten moeten zijn terug te voeren op een gebruikelijke en controleerbare systematiek. Dit is de systematiek die voor de jaarrekening wordt gebruikt.
• Kosten voor materiële vaste activa zijn alleen subsidiabel als deze specifiek voor de subsidiabele activiteiten worden gebruikt. De afschrijving wordt bepaald door gedurende de economische levensduur rekening te houden met de economische waardevermindering ten opzichte van de historische kostprijs, tenzij anders is bepaald.
• Toevoegingen aan voorzieningen en reserveringen komen in principe niet in aanmerking voor subsidie.
• U moet de begrote kosten en bijdragen nauwkeurig en reëel calculeren.
• Als een subsidie wordt aangevraagd voor een aantal geraamde prestatie-eenheden, dan moet het aantal geraamde prestatie-eenheden per prestatie-eenheid worden vermeld.
• Niet alle kosten komen in aanmerking voor subsidie. De hoofdregel is dat het gaat om kosten die u redelijkerwijs moet maken om de activiteiten in uw project uit te voeren en dat de kosten rechtstreeks samenhangen met deze activiteiten. Onder deze voorwaarde kunnen ook overheadkosten als subsidiabele kosten worden aangemerkt. Te denken valt aan de kosten van de huur van een pand, verzekeringen, controleverklaringen, assurancerapporten e.d. De kosten verantwoordt u onder overige kosten / kosten derden.
• Buiten de looptijd van de subsidieperiode gemaakte kosten van het project worden niet gesubsidieerd. Als kosten van het project zijn gemaakt tijdens de looptijd van het project, maar betaald na afloop van de subsidieperiode, dan zijn deze kosten wel subsidiabel.
• Bent u btw-plichtig voor wat betreft de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt, dan mag u de btw niet opvoeren in de begroting. U verrekent de btw in uw aangifte omzetbelasting. Wanneer u niet btw-plichtig bent, dan kunt u de btw over bepaalde kostenposten, zoals bijvoorbeeld kosten derden meenemen in de begroting.
• Als u voor dezelfde kosten ook subsidie of een andere financiële bijdrage heeft aangevraagd bij een ander bestuursorgaan dan moet u dit melden. Dit geldt ook als u dit op een later tijdstip doet. Meldt wijzigingen altijd direct. 

Personele kosten

Personele kosten zijn de loonkosten inclusief sociale lasten.

De Handleiding Overheidstarieven is een handreiking voor onderdelen van de rijksoverheid die kosten in rekening brengen voor werkzaamheden verricht voor, of diensten verleend aan, afnemers binnen en buiten de rijksoverheid. Deze handleiding biedt voor elk van de ambtelijke salarisschalen een indicatief kostendekkend (integraal) uurtarief op basis van de standaard (kantooromgeving) binnen de rijksoverheid. Deze bevat salarisschalen voor verschillende functieniveaus en normen voor overhead en aantal directe uren op jaarbasis. Deze handleiding wordt ook als een referentiekader gebruikt bij de beoordeling van uurtarieven als onderdeel van de begrote subsidiabele kosten. Afwijkingen hiervan moet u gemotiveerd toelichten. Uurtarieven die uitstijgen boven de maximum beloning volgens de Wet Normering Topinkomens zijn niet subsidiabel, tenzij het overgangsrecht van toepassing is. Voor externe inhuur geldt alleen een maximum voor ingehuurde topfunctionarissen. Voor topfunctionarissen geldt dat, in geval van een dienstverband van een kleinere omvang of van een kortere duur dan een kalenderjaar, de bezoldiging wordt gerelateerd aan een volledig dienstverband of aan een volledig jaar.

In de toelichting geeft u inzicht in het tarief per uur en de te verwachten uren per categorie medewerker / functieniveau. In de opbouw van de uurtarieven wordt een uitsplitsing gemaakt tussen de loonkosten (brutoloon, uitkeringen, werkgeverspremies) en eventuele overheadkosten. 

Materieel

Vermeld hier alle materiële kosten, bijvoorbeeld drukwerkkosten. Maak de opbouw van deze post inzichtelijk en licht hieronder vallende kosten cijfermatig toe. Eventuele offertes kunnen worden meegestuurd.

De afschrijving van materiële vaste activa wordt berekend op basis van historische aanschafprijzen.

Gebruikskosten voor materiële vaste activa zoals bijvoorbeeld apparaten en machines, maar ook softwarelicenties, die niet speciaal voor het project zijn aangeschaft, worden berekend op basis van een controleerbare registratie voor het gebruik van deze apparatuur. Dit houdt in dat u aantoonbaar bijhoudt hoeveel tijd of voor hoeveel handelingen, de apparatuur voor het project is ingezet. Daarnaast moet u een controleerbare berekening hebben van de kosten van de apparatuur per tijdseenheid of handeling. Hierbij moet u uitgaan van een normale bezetting van het apparaat en de historische aanschafprijs van het apparaat. U kunt de kosten niet aan het project toerekenen zonder een gebruiksregistratie van bestaande apparatuur, of zonder een goede en controleerbare berekening van de kostprijs.

De kosten van apparatuur die u speciaal voor een project of bepaalde subsidiabele activiteiten koopt en gebruikt toont u aan met een factuur. Wel moet u voor de bepaling van de subsidiabele kosten de eventuele restwaarde van de apparatuur aftrekken van de aanschafprijs. Voor de bepaling van de restwaarde van speciaal voor een project aangeschafte apparatuur, geldt als hoofdregel dat de restwaarde bepaald wordt op basis van lineaire afschrijving. Dit is een boekhoudkundige restwaarde.

Overige kosten / kosten derden

Vermeld hier alle kosten die niet vallen onder personeel of materieel. Hieronder vallen ook overheadkosten voor zover die niet aan personeelskosten zijn gerelateerd. Voorwaarde is wel dat de kosten samenhangen met de subsidiabele activiteit.

Onder overige kosten / kosten derden vallen de directe projectkosten, waarvoor u facturen van anderen ontvangt en in uw administratie bewaart. Het kan bijvoorbeeld gaan om kosten voor uitbesteding van een deel van het project, om kosten van het inlenen van personeel of om kosten van voor het project geleverde diensten.

Eigen bijdrage

Het betreft de bijdrage van de subsidieaanvrager zelf voor de activiteit. Bijdragen van deelnemers aan de gesubsidieerde activiteiten worden ook wel eigen bijdragen genoemd, maar voor deze subsidie vallen die onder bijdragen derden.

Bijdragen derden

Dit zijn bijdragen die de subsidieontvanger van een andere partij ontvangt en die u gebruikt voor de activiteit.

Onder bijdragen van derden kunnen onder meer vallen: renteopbrengsten, contributies, kaartverkoop, schenkingen en legaten, sponsoring en andere subsidies (van een ander bestuursorgaan). Doorslaggevend is dat dergelijke bijdragen van derden afkomstig zijn. Als bijdragen derden niet per activiteiten kunnen worden gespecificeerd dan kunt u deze in totaal voor alle activiteiten vermelden.